PEMELIHARAAN/PRESERVASI ARSIP DAN FAKTOR PERUSAK ARSIP

A. Konsep Pemeliharaan/Preservasi Arsip

Setiap arsip pasti akan mengalami kerusakan karena disebabkan dari berbagai penyebab sehingga kelangsungan hidup dan usia arsip akan berkurang. Oleh sebab itu, diperlukan cara agar arsip tersebut dapat terus berguna dan dipakai secara terus menerus. Tindakan yang dapat dilakukan dengan cara reservasi arsip. Preservasi atau pemeliharaan arsip adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan (reparasi) bagian arsip yang rusak (ANRI: Modul Preservasi Arsip Statis, 2012: 3).

B. Tujuan dan Prinsip Pemeliharaan/Preservasi Arsip

Kegiatan preservasi arsip bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindari kerusakan arsip sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.

1. Prinsip-prinsip preservasi menurut Mustari Irawan (2011), yaitu sebagai berikut:
2. Dilaksanakan dengan mempertahankan autentisitas dan reliabilitas arsip
3. Dilaksanakan sejak arsip dinyatakan sebagai arsip permanen
4. Penyimpanan arsip memerhatikan jenis media rekamnya
5. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang memenuhi syarat dengan suhu da kelembapan udara yang stabil
6. Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.

Arsip yang rusak karena jamur/fungi

C. Faktor-Faktor Perusak Arsip

Kerusakan pada arsip statis dapat disebabkan oleh berbagai faktor, diantaranya faktor fisika, kimia, biota, manusia, bencana alam, musibah, dan sebagainya. Secara umum kerusakan arsip dikelompokkan menjadi dua, yaitu faktor internal dan faktor eksternal.

1.   Faktor Internal

Faktor internal adalah faktor perusak arsip yang berasal dari dalam arsip tersebut. Faktor perusak intern, yaitu sumber keasamaan yang berasal dari dalam kertas pada waktu pembuatan kertas. Zat kimia yang merupakan sumber keasamaan kertas adalah lignin, alum-rosin sizing, dan zat pemutih.

a.    Lignin adalah suatu senyawa kimia yang terdapat dalam kayu, sebagai pengikat antarserat. Zat ini sangat berbahaya bagi kertas sehingga pada saat pembuatan kertas, lignin dihilangkan dengan menggunakan bahan-bahan kimia tertentu. Lignin yang masih tertinggal dalam kertas menyebabkan kertas menjadi cokelat dan berkurangnya kekuatan kertas karena terjadi reaksi oksidasi yang menghasilkan asam.

b.    Alum-rosin sizing adalah zat kimia aluminium sulfat (alum) dan natrium rosin (rosin) yang reaksinya digunakan untuk mengurangi daya serap air. Karena sifat kertas mudah menyerap air, tinta yang ditulis di atas kerta akan mengambang. Untuk mengatasinya, pada saat pembuatan kertas digunakan zat sizing.

c.     Zat pemutih adalah zat yang pada umumnya digunakan untuk memucatkan warna serat yang diperoleh dari proses kimia (yaitu, zat hiplorit, klor dioksida, dan peroksida). Penggunaan zat pemutih harus dilakukan dengan sempurna agar tidak meninggalkan residu klorin dalam kertas yang merupakan sumber asam.

d.    Tinta sebagai bahan alat tulis dibuat dengan mencampurkan asam tanat dan garam besi (ferro sulfat). Campuran tinta tersebut bersifat asam karena ditambahkan asam sulfat atau asam hidroklorida agar dapat melekat atau tertera dengan baik di atas kertas.

2.   Faktor Eksternal

Faktor eksternal adalah faktor perusak arsip yang berasal dari luar atau lingkungan di sekitas arsip. Secara umum eksternal penyebab rusaknya arsip dikelompokkan menjadi sebagai berikut:

a.    Faktor fisika, meliputi cahaya, suhu,kelembapan udara, dan partikel debu.

b.    Faktor kimia, meliputi sulfur dioksida, hydrogen sulfide, nitrogen dioksida, dan ozon. Salah satu faktor perusak arsip yang bersumber dari bahan kimia adalah polusi udara.

c.    Faktor biota, meliputi fungi, serangga, dan binatang pengerat. Bahan-bahan pembuat arsip, yaitu selulosa, perekat, dan protein merupakan sumber makanan bagi makhluk hidup seperti fungsi, serangga, dan binatang pengerat.

d.    Fungi (jamur) mengeluarkan enzim dan memproduksi beberapa macam asam organic, seperti asam oksolat, asam format, dan asam sitrat, yang menyebabkan kertas menjadi asam dan rapuh.

e.    Serangga termasuk perusak arsip karena banyak serangga yang sumber makanannya berasal dari arsip atau zat-zat yang ada pada kertas (selulosa, perekat, dan glue).

f.    Binatang pengerat yang menjadi perusak arsip adalah tikus. Pada umumnya tikus memakan kertas yang disimpan dalam ruangan penyimpanan.

g.   Faktor penggunaan dan penanganan, meliputi reproduksi, perpindahan dan penggunaan arsip. Manusia merupakan salah satu faktor penyebab rusaknya arsip. Arsip dapat rusak karena penggunaan yang berlebih dan/atau kebiasaan buruk dalam menggunakan atau memegangnya, seperti mencoret, melipat, atau menyobek arsip. Selain itu, kesalahan dalam pengurusan arsip juga menyebabkan arsip rusak, misalnya perbaikan arsip yang salah akan menjauhkan dari tujuan pengamanan fisik arsip.

h.   Faktor bencana alam dan musibah, meliputi api atau kebakaran, air atau banjir, perang dan bencana alam, serta pencurian.

Kerjakan soal berikut!

EVALUASI/ASESMEN FORMATIF 

Download Materi/Bahan Ajar :

PEMELIHARAAN/PRESERVASI ARSIP